بررسی های مقدماتی در خصوص تجهیز صوت و تصویر سالن جلسات و کنفرانس

بررسی های مقدماتی در خصوص تجهیز صوت و تصویر سالن جلسات و کنفرانس
هدف از تجهیز سالن های جلسات دستیابی به امکان برگزاری جلسات موثر با بهره گیری از ابزارهای الکترونیکی موجود در این حوزه می باشد. قابلیت مدیریت صدای سخنران، تصویر برداری همزمان از جلسه، ایجاد مستندات و آرشیوهای صوتی و تصویری از جلسات و… از جمله نتایج تجهیز سالن های جلسات به سامانه های هوشمند می باشد.

houston-conference-room-audio-video

هر زمان نیاز به سیستم های صوت وتصویر در سالن جلسات و کنفرانس سازمان احساس گردید بهتر است قبل از مشاوره با شرکت های فعال در این زمینه، موارد ذیل را بررسی نموده و پاسخ آن را برای سهولت در مذاکره و نتیجه گیری مناسب تر، از قبل آماده نمود:

 سالن جلسات و کنفرانس سازمان چه کاربری هایی دارد؟
بررسی این که در سالن جلسات و کنفرانس سازمان  علاوه بر جلسات کاری ممکن است کلاس های آموزشی ، پخش فیلم ، برگزاری مراسم عمومی و… برگزار گردد، به شرکت مشاور کمک می کند طرح مناسب تری به  کارفرما پیشنهاد نماید.

 تعداد نفرات حاضر در سالن چند نفر است؟
حداکثر تعداد نفرات حاضر در سالن و حداکثر نفراتی که امکان صحبت کردن خواهند داشت یکی از آیتم های اساسی است که در تعیین  تعداد میکروفن های سالن جلسات ضروری می باشد.

MAJ_0442-copy

 آماده کردن نقشه ها:
ارائه نقشه سالن موجب می گردد اطلاعات بهتری در اختیار شرکت مشاور جهت انتخاب برند، مدل و تعداد تجهیزات قرارگیرد و طرح اولیه مناسب تری ارائه گردد.

پس از بازدید و ارائه پیشنهاد فنی و ریالی سیستم از طرف شرکت مشاور، به منظور انتخاب بهترین طرح علاوه بر در نظر گرفتن بودجه سازمان، بایستی موارد زیر هم بررسی گردد:

  • آیا شرکت مشاور راهکار کاملی برای تجهیز صوت و تصویر سالن جلسات و کنفرانس ارائه داده است ؟
  • آیا سامانه پیشنهادی با سایر سیستم های صوت و تصویر از قبیل ویدئو کنفرانس سازگار است؟
  • آیا استفاده از سیستم پیشنهادی برای کاربران و مسئول سالن جلسات سازمان با سهولت همراه است؟
  • آیا برند پیشنهادی دارای وب سایت رسمی و وارد کننده مجاز و گارانتی معتبر در کشور می باشد و آیا اصولاً جزوه برندهای صاحب نام در حوزه بین المللی می باشد؟
  • آیا شرکت مشاور سابقه طراحی، تامین و اجرای پروژه های مشابه را دارد؟
  • در صورت محدودیت بودجه آیا می توان طرح پیشنهادی را در چند فاز به انجام رساند؟
  • آیا هزینه های نصب و راه اندازی در قیمت نهایی محاسبه گردیده است؟

در نهایت امید است با در نظر گرفتن موارد فوق و با تاثیر پارامتر سوابق شرکت مشاور، تجهیز سالن جلسات و کنفرانس مجموعه محترمتان به نحو احسن انجام پذیرد.